Die meisten KMU-Unternehmer tragen viele Hüte, darunter auch den des Buchhalters. Obwohl die meisten Unternehmer keine Buchhalter von Beruf sind, tun sie ihr Bestes, um die Finanzen in Ordnung zu halten.
Das Problem ist, wenn ein KMU an Grösse und Komplexität zunimmt, reichen eine Excel-Tabelle und einige späte Nächte nicht mehr aus, um die Bücher in Ordnung zu halten. Und ineffiziente Buchhaltungspraktiken bedeuten nicht nur Ärger zur Steuer- oder Prüfungszeit. Schlechte Buchhaltung kann auch tägliche Kopfschmerzen verursachen, wenn das Unternehmen wächst.
Schlechte Buchhaltung kann auch bedeuten, dass Unternehmer versteckte Wachstumschancen und Möglichkeiten zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse übersehen.
Wie weissman also, wann es an der Zeit ist, die Buchhaltung des KMU nicht mehr auf die leichte Schulter zu nehmen? Wenn die folgenden Anzeichen vertraut klingen, ist es Zeit, sich ernsthaft mit dem Finanzmanagement zu befassen.
Zeichen 1: Sie führen keine ausreichenden Finanzunterlagen
Eine gute Buchführung beinhaltet das Führen von Aufzeichnungen über alle finanziellen Transaktionen Ihres KMU für mindestens drei Jahre, wobei normalerweise über die komplette Geschäftsdauer. Sowohl die Steuerverwaltung als auch Finanzprüfer werden Sie auffordern, jede Transaktion im Hauptbuch zu belegen – also Nachweise dafür zu erbringen. Wenn Sie das nicht können, könnten Sie Steuerabzüge verpassen.
Allfällige Kreditgeber für die Maximierung des Geschäftserfolgs gehen vielleicht nicht jedes einzelne Detail Ihrer Bücher durch, bevor sie Sie eine Zusage abgeben, aber sie werden Ihre Finanzberichte der letzten drei Jahre oder länger anfordern. Eine minimalistische Buchführung auf Basis von Kassenbestand in einer Excel-Tabelle liefert potenziellen Kreditgebern nicht die Daten, die sie benötigen. Es kommt immer wieder vor, dass Unternehmer kurz vor einem Kreditantrag erkennen, dass ihr Finanzmanagement mangelhaft ist – nicht die beste Zeit, um zu versuchen, Ihre Bücher in Ordnung zu bringen.
Häufige Probleme bei der Buchführung
Es gibt viele Möglichkeiten, wie die Buchführung schief gehen kann. Nehmen wir an, Sie und vielleicht sogar einige Ihrer Angestellten sammeln Quittungen bei. Das ist grossartig, aber es gibt ein Problem. Die Quittungen sind aus Papier und die Buchführung erfolgt digital. Wenn die Steuerzeit kommt, müssen Sie sich durch ein Jahr voller Papierquittungen kämpfen, um zu bestätigen, dass jede Ausgabe in den Finanzaufstellungen verbucht ist.
Je gröser Ihr KMU wird und je mehr Teammitglieder Sie haben, desto mehr Zeit verschwenden Sie mit auf Papier basierenden Buchhaltungsaufgaben. Es ist eine gute Idee, in eine Finanzmanagementinfrastruktur zu investieren. So müssen Sie keinen Buchhalter einstellen, um die Bücher aufzuräumen. Ausserdem wird die Verbesserung Ihres Buchhaltungssystems die Zeit reduzieren, die Sie für eine Finanzprüfung oder für Ihre Unternehmenssteuererklärung benötigen.
Was bei unzureichenden Finanzunterlagen zu tun ist
Behalten Sie alle Belege bei, die Einnahmen, Abzüge oder Gutschriften auf den jährlichen Steuererklärungen unterstützen. Die Steuerverwaltung hat einige nützliche Richtlinien dazu, aber grundlegende Finanzunterlagen sollten Folgendes enthalten:
- Quittungen
- Bankauszüge
- Lohnabrechnungen
- Rechnungen
Wenn Sie ein papierbasiertes oder manuelles Tabellenkalkulationssystem für die Buchführung führen, notieren Sie die Details der Ausgabe auf der Rückseite der Quittung, sobald dies möglich ist. Notieren Sie auch den Namen des Kunden oder Lieferanten, den Sie getroffen haben, den Grund für das Treffen und das Datum.
Wir empfehlen die Verwendung eines Tools wie Accounto zur elektronischen Verwaltung Ihrer Belege. Mit Accounto können Sie ein Foto der Quittung machen, hochladen und alle relevanten Informationen eingeben, die Sie zur Buchführung benötigen. Auf diese Weise bleibt alles an einem Ort und wird problemlos in Ihren Büchern erfasst.
Zeichen 2: Sie führen keine Bankabstimmung schnell nach Monatsende durch
Jedes Unternehmen muss den Bankauszug schnell nach Monatsende mit den gebuchten Positionen abstimmen, da Ihre Bankauszüge eine Validierung Ihrer Bankaktivitäten durch Dritte darstellt. Wir empfehlen, eine Abstimmung sofort durchzuführen, wenn die Bankaussage online verfügbar ist.
Bei der Bankabstimmung vergleichen Sie jede Bargeldkonto-Transaktion in Ihren Buchführungsaufzeichnungen („die Bücher“) mit dem Bankauszug. Wenn die Transaktionen nicht übereinstimmen, müssen Sie herausfinden, warum. Es gibt verschiedene Arten von üblichen Abstimmungsproblemen, wie zum Beispiel einen Scheck, der bis Monatsende nicht auf das Bankkonto gebucht wurde.
Dies mag nicht nach der besten Verwendung der Zeit eines jeden KMU-Unternehmers klingen, aber es ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie die Bücher nicht rechtzeitig mit Ihrem Bankkonto abstimmen, können Ihre Finanzaufstellungen falsch sein.
Zukünftige Geschäftsentscheidungen, die Sie treffen, werden auf fehlerhaften Informationen basieren. Wenn Ihre Finanzaufstellungen falsch sind, wird auch Ihre Steuererklärung Fehler enthalten. Insgesamt ist es etwas, das Sie beim ersten Mal richtig machen möchten, damit sich keine negative Kettenreaktion ergibt.
Schlechte Buchhaltung kann sich auf den täglichen Betrieb auswirken
Die Nichtabstimmung der Bücher kann auch die Fähigkeit Ihres KMU beeinträchtigen, täglich zu funktionieren. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie führen die Bücher in Excel-Tabellen. Sie bestellen am 15. Dezember bei einem Lieferanten und vereinbaren, in 30 Tagen CHF 500 zu zahlen. Sie erhöhen die Verbindlichkeiten und buchen den Betrag als Materialkosten. Bis hierher ist alles in Ordnung.
Weil Sie die Bankabstimmung vom 31. Dezember nicht durchgeführt haben, bemerken Sie nicht, dass die Rechnung bereits bezahlt wurde und dass Sie die Zahlung nicht in Ihrem Journal verbucht haben. Die Bücher und Ihr Bankkonto sind nicht ausgeglichen.
Wenn Sie eine Bankabstimmung durchführen, werden Sie eine Reihe von Abstimmungsposten finden: Unterschiede zwischen Ihrem Bankauszug und den Journal-Aufzeichnungen, die Sie angehen müssen. Je länger Sie mit der Durchführung einer Abstimmung warten, desto mehr Zeit wird es in Anspruch nehmen, Korrekturen nachträglich vorzunehmen. Darüber hinaus ist die Bankabstimmung der beste Weg, um betrügerische Transaktionen aufzudecken, wie z.B. eine unberechtigte Lastschrift von Ihrem Konto.
Was tun bei Abstimmungsposten?
Buchhaltungssoftware, die mit Ihrem Geschäftsbankkonto integriert ist, erleichtert die Abstimmung der Bücher erheblich. Wenn Sie jedoch die monatliche Bankabstimmung manuell durchführen möchten, befolgen Sie diese Schritte:
- Überprüfen Sie, ob jede Banktransaktion im Hauptbuch verbucht ist
- Sammeln Sie alle ursprünglichen Dokumente (Papierquittungen, Bestellungen, Zahlungshinweise usw.) für den Monat
- Ordnen Sie jeden Betrag in den Dokumenten den Transaktionen zu, die Sie im ersten Schritt verbucht haben
- Suchen Sie dann nach Unterschieden zwischen Ihren Buchführungsaufzeichnungen und Ihrem Bankauszug für den Monat
- Sobald Sie diese Posten abgestimmt haben, erfassen Sie die aktualisierten Informationen im Hauptbuch
Erstellen Sie abschliessend eine Bankabstimmungserklärung, in der Sie die vorgenommenen Änderungen dokumentieren, und vermerken Sie alle ausstehenden nicht abgestimmten Posten.
Zeichen 3: Sie haben Probleme mit dem Cashflow
Wenn die Finanzaufstellungen zeigen, dass Sie Geld verdienen, Ihr Bankkonto jedoch knapp ist, gibt es ein Problem mit dem Cashflow. Negativer Cashflow kann verschiedene Ursachen haben, einschlieslsich schlechter Buchhaltung.
Unabhängig von der Ursache muss jeder Unternehmer den Cashflow im Blick behalten. Schlecht verwalteter Cashflow kann zu folgendem führen:
- Fehlkalkulationen Liquiditätsplanung
- Unfähigkeit, Gehälter zu zahlen oder Verbindlichkeiten zu decken
- Intervention durch Kreditgeber
Was tun bei Cashflow-Problemen?
Beginnen Sie mit der Abstimmung der Bücher, wobei der Schwerpunkt auf Verbindlichkeiten und Forderungen liegt. Wenn Verbindlichkeiten unorganisiert sind, könnten Sie Zahlungen mehrmals leisten, ohne es zu merken. Legen Sie eine Prozedur fest, um die Verbindlichkeiten bei jeder Zahlung mit Bargeld mit den Verbindlichkeiten zu vergleichen. Dadurch können Sie Verbindlichkeiten reduzieren, jedes Mal, wenn Sie eine ausstehende Rechnung mit Bargeld bezahlen.
Ebenso können nachlässige Arbeiten bei den Forderungen dazu führen, dass unbezahlte Rechnungen monatelang offen bleiben. Ihr Unternehmen sollte eine formelle Zahlungsvereinbarung haben. Zum Beispiel können Sie Kunden eine E-Mail senden, wenn eine Rechnung 30 Tage alt ist, und Kunden anrufen, wenn eine unbezahlte Rechnung 45 Tage alt ist. Dies kann die Einziehung von Geld beschleunigen.
Sobald die Bücher abgestimmt sind, erwägen Sie die Automatisierung Ihres Rechnungssystems. Dadurch werden Rechnungsfehler und Verzögerungen reduziert, Rechnungen schneller versendet und Daten darüber bereitgestellt, wer zu spät bezahlt. Es erleichtert auch die Einziehung überfälliger Rechnungen. Wir empfehlen unseren Kunden je nach Anforderungen ein anderes System.
Cashflow-Probleme sind aber natürlich nicht immer auf Buchhaltungsprobleme zurückzuführen. Wenn Sie eine solide Buchhaltung haben, aber immer noch kein Geld haben, haben Sie möglicherweise größere Probleme mit Ihrem Geschäftsmodell.
Zeichen 4: Sie verwenden das Kontenplan nicht richtig
Der Kontenplan ist eine Liste jedes Kontos, das Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, und der entsprechenden Kontonummer. Die Einrichtung der Konten ist wichtig, da sie zur Verbuchung jeder Buchhaltungstransaktion verwendet werden und letztendlich zur Erstellung der Finanzaufstellungen dienen.
Dies mag für Unternehmer wie eine sinnlose Übung erscheinen. Aber die Kategorisierung von Transaktionen bedeutet, dass Sie Umsätze und Ausgaben basierend auf einem logischen Nummerierungssystem im Kontenplan aggregieren können. Dies ermöglicht es Ihnen nicht nur, besser zu budgetieren, sondern ist auch für potenzielle Kapital- und Kreditgeber nützlich.
Wenn Sie Transaktionen nicht kategorisieren, ist es leicht, sie in falschen Konten zu verbuchen oder mehrmals zu verbuchen. Sie könnten Probleme mit der Steuerverwaltung erhalten beziehungsweise einem Steuerberater hohe Gebühren zahlen müssen, um das Problem zu lösen.
Was bei einem schlecht gestalteten Kontenplan zu tun ist
Ein guter Kontenplan ist auf das Unternehmen abgestimmt – ein Kontenplan für ein Dienstleistungsunternehmen unterscheidet sich erheblich von einem Kontenplan für eines Softwareunternehmens.
Wenn Ihr KMU in Grösse und Komplexität wächst, sollten Sie wahrscheinlich ein ausgereifteres Codierungssystem in Betracht ziehen, um Ausgaben nach Abteilung und Art zu gruppieren.
Eine gute Buchführung ist Teil eines proaktiven Geschäftsmanagements
Finanzmanagement ist entscheidend, um die Leistung Ihres KMU zu verstehen. Während Sie möglicherweise zuerst mit einer simplen Einnahmen-Ausgaben-Tabelle davonkommen, muss jedes KMU, das wachsen will, seine Bücher in Ordnung bringen.
Gute Finanzpraktiken bedeuten, dass Sie in der Lage sind, Budgets zu erstellen, Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten und nicht von Irrtümern zu treffen und langfristige Pläne zu erstellen. Zu wissen, wann man in professionelle Buchhaltungsdienste investieren sollte, ist Teil eines proaktiven Geschäftsführungsplans, der Sie für künftiges Wachstum rüstet.
