Die heutige Arbeitsumgebung gleicht kaum noch dem Büro von vor 20 bis 30 Jahren. Von Smartphones über Tablets bis hin zu leistungsstarken, handlichen Laptops haben eine ständig weiterentwickelte Serie von Technologien die Art und Weise, wie wir arbeiten, kommunizieren und zusammenarbeiten, revolutioniert.
Der Einsatz dieser Technologien wird jedoch oftmals nicht konsequent durch das Unternehmen und dessen Prozessen sichergestellt. Nehmen Sie zum Beispiel den Posteingang. Sie können ein Startup, ein grösseres KMU oder gar Teil eines multimilliardenschweren globalen Unternehmens sein, aber die Chancen stehen dennoch gut, dass Ihr Posteingang bzw. Postzentrum auf dieselben Prozesse wie in den 80er Jahren durchführt: manuelles Sammeln, Sortieren und Verteilen Tausender physischer Posteingänge. Ähnlich, wenn auch etwas anders, verhält es sich mit dem elektronischen Posteingang. Priorisierung ist eher selten, wenn überhaupt, sodass wichtige zeitkritische Informationen oft mit der gleichen Geschwindigkeit wie Werbepost zugestellt werden. Es ist zeitaufwendig, kostspielig und anfällig für Verzögerungen und auch Fehler.
Dokumente schneller dort, wo sie gebraucht werden
Die heutige schnelllebige Geschäftswelt erfordert jederzeit und überall Zugang zu Ihren wichtigen Geschäftsinformationen, in welchem Format auch immer Sie es benötigen. Mitarbeiter, die hauptsächlich mobil arbeiten, die bereits einen grossen Teil moderner Organisationen repräsentieren, werden in den kommenden Jahren nur einen grösseren Anteil der Belegschaft ausmachen.
Der typische Posteingang funktioniert nicht wirklich für die meisten mobil arbeitenden Mitarbeiter. Tatsächlich können die meisten Posteingangsstellen als das Gegenteil der Idee von tragbaren Informationen angesehen werden. Aber es gibt einen besseren Weg, und er heisst Mailroom Automation. So funktioniert es:
- Schritt 1: Empfang – Eingehende Post wird genauso wie zuvor empfangen. Dies kann entweder im Haus oder von einem Drittanbieter an einem externen Standort erfolgen.
- Schritt 2: Scannen und Extrahieren – Die Post wird geöffnet, gescannt und sofort digitalisiert, wenn sie empfangen wird. Dies zentralisiert und beschleunigt den Erfassungsprozess aller Informationen, die in Papierform in Ihre Organisation gelangen.
- Schritt 3: Routing – Durch die Verwendung von fortschrittlicher Erfassungssoftware können wichtige Dokumente sofort identifiziert und priorisiert werden – Rechnungen, Verträge und dergleichen. Informationen können dann schneller und in verschiedenen Formaten, sowohl digital als auch physisch, an den vorgesehenen Empfänger geliefert werden.
Stellen Sie sich einen Posteingang vor, der nicht mehr ein Engpass ist, sondern ein Leistungsförderer, der Ihnen helfen kann, schneller informiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Profitieren Sie von einem prozessgesteuerten Postsystem
Die Umgestaltung eines solch papierintensiven Prozesses ist speziell für grosse Firmen kein Schritt, der leichtfertig unternommen werden sollte. Aber die Vorteile für Ihre Organisation können immens sein. Die Umstellung auf ein prozessgesteuertes Postsystem kann Ihrer Organisation helfen:
Prozesse zu beschleunigen: Papier ist langsam und kostspielig. Durch die Erfassung dieser Informationen früher im Prozess können viele der derzeit manuell durchgeführten Prozesse zentralisiert und automatisiert werden. Dies hat den Vorteil, den Informationsfluss innerhalb Ihrer Organisation dramatisch zu verbessern.
Digitale Arbeitsumgebungen zu stärken: Physische Post entspricht nicht mehr den Anforderungen der meisten Mitarbeiter. Speziell die, die nicht täglich im Büro sind. Mit einer modernen Lösung befähigen Sie digitales Arbeiten, sodass Mitarbeiter wichtige Informationen unabhängig von ihrem Standort abrufen können, was die Zusammenarbeit und Produktivität steigert.
Compliance einzuhalten: Mit dem verarbeiteten Postvolumen können Compliance-Herausforderungen entstehen. Papierbasierte Prozesse erschweren die Nachverfolgung von Audits. Ein zentralisiertes Hub für Post mit Suchfunktionen vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Die Geschäftswelt wird vom ROI angetrieben, und es gibt nur wenige Bereiche, die Unternehmensführer nicht durchforstet haben, um Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken. Der Posteingang hat jedoch nicht die gleiche Art von Überholung erlebt wie andere Bereiche in den meisten Unternehmen. Die meisten Prozesse rund um den Posteingang und die Administration haben sich seit Jahrzehnten kaum verändert; es ist längst an der Zeit, dass sie mit dem Rest von uns in der neuen Arbeitswelt Schritt halten.
