Wenn Sie an die Funktionen denken, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen, denken Sie wahrscheinlich an Funktionen wie Produkt, Marketing oder Vertrieb. An Ihr Backoffice denken Sie wahrscheinlich nicht – das sollten Sie aber. Ihr Backoffice-Team bringt Ihnen vielleicht nicht direkt Geld ein, aber mit dem richtigen Ansatz kann es Ihnen zu einem schnelleren und nachhaltigeren Wachstum verhelfen.
Was sind Backoffice-Operations?
Das Wichtigste zuerst: Was sind Backoffice-Operations, Funktionen und Prozesse?
Während das dem Kunden zugewandte „Front-Office“ in der Regel den Umsatz generiert (Vertrieb, Marketing usw.), umfasst das Backoffice alle Funktionen, die für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind – Administration, Vertragsmanagement, Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Zahlungsabwicklung, Rechnungswesen und Buchhaltung, Lieferkettenmanagement und vieles mehr.
Da diese Funktionen im Allgemeinen keine Einnahmen bringen, wird das Backoffice von Unternehmen manchmal als Kostenstelle abgetan. Es kann dann verlockend sein, Backoffice-Aufgaben wie Buchhaltung nur als ein Kästchen zu betrachten, das abgehakt werden muss – in der Regel mit dem absoluten Minimum, damit Sie mehr Ressourcen für das Front-Office einsetzen können.
Natürlich wollen Sie Ihre Betriebskosten niedrig halten. Wenn Sie jedoch Backoffice-Aktivitäten wie die Buchhaltung nur als Kostenfaktor betrachten, entgehen Ihnen die Möglichkeiten, die gutgeölte Prozesse, hochwertige Bücher und andere Backoffice-Daten Ihrem Unternehmen bieten können.
Verstehen Sie Ihre Kosten
Einer der offensichtlichsten Vorteile einer akkuraten, qualitativ hochwertigen Buchführung besteht darin, dass Sie einen besseren Überblick darüber erhalten, wofür Sie tatsächlich Geld ausgeben. Das Verständnis Ihrer Kosten ist besonders wichtig, wenn es um Ihren Cashflow geht – genauer gesagt darum, wo Sie Geld verbrauchen.
Wahrscheinlich haben Sie zumindest eine Vorstellung davon, wohin Ihr Geld fliesst. Doch das Thema ist viel zu wichtig, um es nur zu einzuschätzen. Ganz gleich, ob Sie ein Startup-Unternehmen sind, das versucht, seine Anlaufphase zu bewältigen, oder ein KMU, das versucht, rentabel zu wirtschaften. In allen Fällen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren Bargeldverbrauch unter Kontrolle haben. Denn wenn Ihre Schätzungen falsch sind, treffen Sie möglicherweise andere Entscheidungen für Ihr Unternehmen, als wenn Sie genaue Zahlen hätten.
Sobald Sie mit Sicherheit wissen, wo die grössten Ausgaben liegen, können Sie prüfen, ob Sie den richtigen Gegenwert für Ihr Geld erhalten und nach Möglichkeiten suchen, Ihre Auslagen zu optimieren.
Entscheidungen auf der Grundlage von Daten, denen Sie vertrauen können
Datengestützte Entscheidungen sind das Schlagwort der meisten Unternehmen des 21. Jahrhunderts. Der Haken dabei? Es funktioniert nur, wenn Ihre Daten korrekt sind. Eine gute Backoffice-Einrichtung kann Ihnen die genauen Daten über Ihr Unternehmen liefern, die Sie benötigen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Eines der häufigsten Beispiele, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, ist die Personalbeschaffung. Sie wissen, dass Sie Arbeit zu erledigen haben, aber reicht das aus, um eine neue Stelle zu rechtfertigen? Abgesehen von den Gehaltskosten stellt sich die Frage, wie sich die Neueinstellung auf Ihre Betriebskosten auswirken würde. Der Schlüssel zur Untersuchung solcher Szenarien ist ein gut aufgestelltes Geschäftsbudget, das nur möglich ist, wenn Sie über zuverlässige Finanzunterlagen verfügen. Sie können die Zahlen durch Ihr Budget laufen lassen, um die Kostenergebnisse der Erweiterung Ihres Teams zu ermitteln und von dort aus zu entscheiden, ob eine Neueinstellung sinnvoll ist.
Ein weiteres gängiges Beispiel ist Marketing. Häufig ist Marketing einer der grössten Kostenfaktoren für ein Unternehmen, das auf Wachstum aus ist. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen erwägt, einen Aktionsrabatt anzubieten, um die Kundenakquise zu steigern. Anhand Ihrer Backoffice-Finanzunterlagen können Sie genau feststellen, wie viel es kostet, Kunden zu werben oder Aufträge auszuführen, wie hoch Ihre Gewinnspanne ist und wie viel Gewinn Sie von jedem Kunden erwarten können. Diese Informationen sind unerlässlich, um zu bestimmen, wie viel Rabatt Sie sich leisten können, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auch davon profitiert.
Legen Sie den Grundstein für nachhaltiges Unternehmenswachstum
Neben den tagtäglichen Entscheidungen können Backoffice-Aufzeichnungen wie Ihre Finanzbücher Ihnen helfen, längerfristige Strategien für das Wachstum Ihres Unternehmens zu entwickeln, zu verfolgen und erfolgreich umzusetzen.
Wie in allen anderen Bereichen ist auch im Geschäftsleben das Timing eine wichtige Komponente des Erfolgs. Sie möchten Ihr neues Produkt nicht in einer für Ihr Unternehmen ungünstigen Zeit auf den Markt bringen, und Sie möchten Ihr neues Produkt auch nicht einführen, ohne über das nötige Budget zu verfügen, um es angemessen zu vermarkten und zu unterstützen. Ihre Finanzunterlagen liefern Ihnen die Daten, um zu verstehen, wie Ihre zukünftigen Ressourcen aussehen werden, so dass Sie den besten Zeitpunkt für zukünftige Schritte planen können – oder was Sie tun müssen, um dorthin zu gelangen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Unternehmen plant die Einführung einer neuen, ergänzenden Produktlinie. Aus Ihren Finanzunterlagen können Sie ersehen, wie viel Sie für die Vermarktung Ihres derzeitigen Produkts ausgeben, und hochrechnen, wie viel Sie für die Markteinführung des neuen Produkts benötigen werden. Sie können dann diese zukünftigen Ausgaben einplanen und, wenn nötig, bereits jetzt mit Kosteneinsparungen beginnen, um Kapital für die Markteinführung zu sparen.
Manchmal ist eine bedeutende Expansion nur durch Fremdkapital möglich, sei es ein Bankkredit oder eine Investorenfinanzierung. Unabhängig von der Quelle haben Sie bessere Chancen auf das benötigte Kapital, wenn Sie potenziellen Kreditgebern oder Investoren zeigen können, dass Sie über eine saubere, gut geordnete Buchführung verfügen (die mit anderen Backoffice-Funktionen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammenhängt). Eine gute Buchführung macht es Aussenstehenden nicht nur leichter, sich ein Bild von der Gesundheit Ihres Unternehmens zu machen, sie schafft auch das Vertrauen, dass Ihr Unternehmen die zusätzlichen Mittel sinnvoll einsetzen wird.
Backoffice-Funktionen wie die Buchhaltung sind vielleicht nicht gerade glamourös, aber sie geben Ihnen die Mittel an die Hand, um Ihr Unternehmen gut zu führen und es auf Wachstumskurs zu bringen. Es lohnt sich, in die richtige Einrichtung der Backoffice-Abläufe zu investieren, damit Sie später davon profitieren können.
In Ihr Backoffice zu investieren, muss nicht bedeuten, dass Sie es selbst tun müssen. BaseOfficeNow® liefert jeden Monat genaue, detaillierte Bücher, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
