Mit grosser Wahrscheinlichkeit wollen Sie Ihr KMU nicht einfach nur über Wasser halten, sondern Ihre ambitionierten Unternehmensziele erreichen oder? Dann kommen Sie um die Erstellung eines Budgets nicht herum. Neben der Buchhaltung ist es das wichtigste finanzielle Tool für einen bestmöglichen Schutz der finanziellen Gesundheit Ihres Geschäfts. Und, genauso wie ein gut organisiertes Backoffice, essenziell für Wachstum.
Die Erstellung eines Budgets kann allerdings schnell zu einer Herausforderung werden. Des Weiteren ist mit der Erstellung nicht Schluss: Um wirklichen Mehrwert aus einem Budget zu ziehen, müssen Sie es laufend pflegen und optimieren.
Für beides, für die Erstellung und für die Pflege Ihres KMU-Budgets, geben wir Ihnen im Folgenden sieben Tipps.
Warum ist ein Budget wichtig für Ihr KMU?
Ein Budget hilft Ihnen dabei, finanzielle Einblicke zu erhalten. Und um basiert darauf die bestmöglichen Entscheidungen für Ihr KMU zu treffen – sowohl kurz-, mittel-, als auch langfristig. Ein Budget ist Ihre finanzielle Roadmap.
Gute Argumente für ein Budget:
Übersicht: Wie ist der finanzielle Ist-Zustand? Ist genug Geld für den Betrieb vorhanden? Ist genug Geld zum Expandieren vorhanden? Welche Bereiche benötigen mehr Ressourcen? In welchen Geschäftsbereichen können Sie Ressourcen einsparen?
Entscheidungshilfe: Mit der Übersicht über Geschäftseinnahmen und -ausgaben hilft Ihnen das Budget dabei, bessere Entscheidungen zu treffen.
Risikominimierung: Die Budgetzahlen können bei der Minimierung von Risiken helfen, indem schnell ersichtlich wird, wo Sie Kosten reduzieren müssen. Oder allenfalls auch, wo Sie mehr ausgeben können, um Ihren Profit zu steigern.
Profiteinschätzung: Nutzen Sie Ihr Budget, um Ihren Profit in den nächsten Monaten besser einzuschätzen. Wie viele Einnahmen benötigen Sie, um die Unternehmensziele zu erreichen?
Kreditaufnahme oder Investorensuche: Für die Beantragung eines Geschäftskredits müssen Sie oft ein Budget vorweisen. Ähnliches gilt bei der Investorensuche, wo ein Budget dazu dient, interessierten Investoren über die vergangene, aktuelle und prognostizierte finanzielle Leistung Ihres KMUs bei der Entscheidung zu helfen.
Tipp #1: Erstellen Sie eine Übersicht
Erstellen Sie eine Übersicht, die folgende Punkte beinhaltet.
Einnahmen: Wie viele Einnahmen generieren Sie monatlich und aus welchen Quellen stammen diese? Geht Ihr KMU durch Nebensaisons? Planen Sie immer etwas an Reserve für diese Monate ein.
Fixkosten: Definieren Sie Fixkosten wie beispielsweise Personalkosten und Räumlichkeiten.
Variable Kosten: Definieren Sie variable Kosten wie z.B. Material- und Reisekosten.
Einmalige Kosten: Büroeinrichtung, etc.
Tipp #2: Nutzen Sie Ihr Budget vollumfänglich
Ein Budget dient dazu, Betriebskosten zu reduzieren, wo und wann immer möglich. Es ist allerdings noch zu viel mehr nützlich: Es gibt Ihnen einen exakten Rahmen für Ihre strategischen Entscheidungen vor. Und damit auch zur Erkundung von besseren Möglichkeiten, um Ihr KMU schneller näher an Ihre Unternehmensziele heranzubringen. Nutzen Sie das Budget vollumfänglich.
Tipp #3: Nutzen Sie Ihr Budget, um auf Kurs zu bleiben
Für Mitarbeitende ist es oft schwierig zu verstehen, welche Auswirkungen ihre Taten auf das Budget haben. Involvieren Sie sie deshalb mindestens zu einem Teil. Zeigen Sie ihnen, welchen langfristigen Einfluss und Auswirkungen kurzfristige Ausgaben und Entscheidungen auslösen können. Verlinken Sie kurzfristige Ausgaben mit langfristigen Zielen. Die Aufteilung in überschaubare Posten hilft dabei, Ihren Mitarbeitenden einen direkten Zusammenhang zwischen einem Ausgabenposten und einem für sie relevanten Ziel herzustellen.
Tipp #4: Ihr Budget ist nicht starr
Nicht selten ist die Annahme, dass ein Budget mit dessen Erstellung abgeschlossen ist und dieses bis Ende Jahr ad acta gelegt wird. Dem ist nicht so. Vielmehr sollte das Budget laufend eingesehen werden. Betrachten Sie es wie ein Arbeitsdokument.
Dieser interne “Kulturwandel” der Budgetpflege muss durch Sie geschehen:
Setzen Sie monatliche Begutachtungen an: Prüfen Sie Ihr Budget nicht einfach einmal pro Jahr, sondern mindestens vierteljährlich oder besser sogar monatlich. So bekommen Sie einen direkten Vergleich, Monat zu Monat. Stellen Sie zudem hypothetische Szenarien auf, in denen Sie mit weniger Einnahmen oder höheren Ausgaben rechnen.
Erkennen Sie allfällige Probleme frühzeitig: Dadurch dass das Budget nicht starr ist, sondern proaktiv betrachtet wird, verringern Sie das Risiko vor elementaren Problemen. Vielmehr sind Sie so in der Regel in der Lage, allfällige Probleme frühzeitig zu erkennen.
Tipp #5: Nutzen Sie Software
Der traditionelle Weg ist nicht immer der beste Weg. Das kann man auch bei der Verwendung von Excel für die Budgeterstellung sagen. Solange Sie und Ihre Mitarbeitende nicht fortgeschrittene Nutzer der Software sind, ist die Übersicht zuweilen schwierig und Fehler schleichen sich rasch ein.
Nutzen Sie stattdessen speziell dafür ausgelegte Software wie beispielsweise:
- Accounto
- LucaNet
- KLARA
Tipp #6: Verwenden Sie Dashboards
Durch Visualisierungen von Daten in Grafiken können wir Daten besser aufnehmen und verstehen. Dies ist eine der effektivsten Methoden zur Darstellung von komplexen Informationen. Arbeiten Sie deshalb mit Dashboards, um nicht nur Ihren Mitarbeitenden, sondern die Unternehmensdaten auch für Sie effektiver zu präsentieren.
Dashboards bringen Ihnen klare Vorteile:
- Kein mühsames Durchforsten und Suchen nach Daten, sondern müheloses Eintauchen in die Unternehmenszahlen.
- Mit einem Blick sehen Sie, was den grössten Einfluss auf Ihr KMU hat.
Tipp #7: Beginnen Sie von vorne
Nach der Pflege ist vor der Erstellung. Beginnen Sie von vorne. Vergleichen Sie:
- Wo sind Diskrepanzen gegenüber dem Vorjahr, dem Vorquartal oder dem Vormonat aufgetreten?
- Wurde das Budget überschritten? Falls ja, auf was ist das zurückzuführen?
- Mussten Sie ungeahnte Kosten decken oder lag es an einer falschen Verteilung des Budgets von Beginn weg?
Lassen Sie die Erkenntnisse in die nächste Budgeterstellung einfliessen und optimieren Sie so Ihren Prozess laufend.
TL;DR
- Das Budget ist die Roadmap für Ihr KMU.
- Verwenden Sie es für Ihre strategischen Entscheidungen.
- Involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden.
- Das Budget ist kein starres Dokument, sondern ein Arbeitsdokument.
- Nutzen Sie so wenige Programme wie möglich, aber so viele wie nötig.
- Nutzen Sie Dashboards zur besseren Visualisierung.
- Vergleichen Sie und beginnen Sie von vorne.
Keine Zeit für die Erstellung und Pflege Ihres Budgets?
Wenn Sie an einem Punkt angelangt sind, an dem die Budgeterstellung und -pflege für Sie zu zeitaufwendig ist, kann BaseOfficeNow® Ihnen helfen. Melden Sie sich bei uns und erfahren Sie mehr über unsere Buchhaltungsdienstleistungen.
